Información legal
Política de privacidad
Última actualización: 23 de octubre de 2026
Esta política describe cómo Okanet Solutions trata los datos personales en el sitio okaprojects.com y en el servicio OkaProjects. Okanet es una empresa establecida en Venezuela y sujeta a la legislación venezolana; cuando resulte aplicable el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), se aplicarán además sus reglas.
1. Responsable y contacto
El responsable es Okanet Solutions C.A., RIF J-41299500-6, con sede en Av. Rómulo Gallegos con Calle Pedro Manrique, Edif. Centro ALOA, PP-36-L, Caracas 1071, Venezuela. Puedes dirigir consultas o solicitudes sobre tus datos a [email protected], escribir a esa dirección postal o llamar al +58 424 178 0659.
Cuando utilizas OkaProjects para gestionar información de tus propios clientes o colaboradores, tu organización decide qué datos introduce y con qué finalidad; Okanet los aloja y procesa siguiendo tus instrucciones para prestar el servicio.
2. Qué datos se tratan
- Navegación: dirección IP, URL solicitada, información del navegador, fecha y hora. Las sesiones conservan la IP, el agente del navegador y la última actividad.
- Solicitud de demo y formulario de contacto: nombre, correo electrónico, empresa si la indicas y el mensaje que escribes. Se guardan como contacto en el CRM de OkaProjects para responderte.
- Cuenta y espacio de trabajo: nombre, correo, contraseña protegida mediante hash, nombre de la organización, dirección del espacio, rol y permisos, y si has aceptado los términos. También los datos de acceso opcionales que actives, como la verificación en dos pasos o las passkeys.
- Contenido del espacio de trabajo: proyectos, tareas, estados, comentarios, archivos e imágenes, iteraciones, y los contactos y empresas que registres en el CRM.
- Asistente de IA: las consultas que envías al asistente y las acciones que este realiza sobre tu espacio, incluidos los tokens de acceso que generes para conectar asistentes externos mediante MCP.
- Correo electrónico: los mensajes que te enviamos (verificación, recuperación de acceso, avisos del servicio) y sus datos de entrega.
- Registro de actividad: un historial de acciones relevantes dentro del espacio de trabajo (quién creó o modificó qué y cuándo) para trazabilidad y seguridad.
No solicites ni almacenes en el servicio categorías especiales de datos, credenciales de terceros ni información confidencial que no sea necesaria para tu trabajo.
3. Finalidades y bases jurídicas
Tratamos los datos para crear y administrar tu cuenta y tu espacio de trabajo, prestar las funciones del servicio, responder solicitudes de demo y consultas, enviar comunicaciones operativas, proteger el servicio frente a abusos, y cumplir las obligaciones legales aplicables. No utilizamos el contenido de tu espacio de trabajo para fines ajenos a la prestación del servicio.
Cuando sea aplicable el RGPD, las bases jurídicas previstas son:
- Ejecución del contrato o medidas precontractuales (artículo 6.1.b): registro, uso del servicio y atención de solicitudes de demo.
- Interés legítimo (artículo 6.1.f): operar y proteger el servicio, controlar accesos, prevenir incidentes y gestionar la relación profesional con representantes de empresas.
- Obligación legal (artículo 6.1.c): conservación de documentación mercantil y atención de requerimientos legales.
- Consentimiento (artículo 6.1.a): cookies opcionales, comunicaciones comerciales y el envío de consultas y datos del espacio de trabajo a OpenAI cuando el asistente lo requiere, si se activa. Puedes retirarlo en cualquier momento.
Enviar una solicitud de demo o crear una cuenta no te suscribe a publicidad.
4. Asistente de IA y modelos de terceros
Cuando un administrador activa el asistente de IA, las consultas de los usuarios y los datos del espacio de trabajo necesarios para responderlas se procesan con un modelo de lenguaje. El asistente integrado utiliza modelos de OpenAI. Las consultas y el contexto necesario se envían a ese proveedor. Según la documentación de su API, los datos no se utilizan para entrenar modelos por defecto; los registros de control de abusos pueden conservarse hasta 30 días, salvo excepciones legales o de protección del servicio. Consulta la documentación de datos de OpenAI para conocer el tratamiento y la conservación según la función utilizada.
La base jurídica de este tratamiento es el consentimiento del administrador del espacio de trabajo, que se registra con fecha, versión del aviso y dirección IP, y que puede retirarse desactivando el asistente. Retirar el consentimiento no afecta al tratamiento realizado con anterioridad ni al contenido que los proveedores ya hayan recibido.
Si conectas un asistente externo (por ejemplo Claude o ChatGPT) mediante MCP, ese proveedor recibe las consultas y respuestas conforme a su propia política de privacidad y a la configuración de tu cuenta con él. Puedes revocar los tokens de acceso en cualquier momento desde tu perfil.
5. Proveedores y tratamiento internacional
Okanet está en Venezuela y presta el servicio desde ese país con los siguientes proveedores:
- DigitalOcean: alojamiento de la aplicación y su base de datos, principalmente en NYC1 (Nueva York, Estados Unidos).
- Cloudflare (DNS y proxy): resolución de nombres, distribución de contenido y protección del tráfico; puede tratar direcciones IP y datos de seguridad en su red internacional.
- Cloudflare R2: almacenamiento de archivos e imágenes subidos al servicio.
- Postmark: envío y recepción de correo electrónico transaccional; puede tratar remitentes, destinatarios, contenido y datos de entrega.
- OpenAI: procesamiento de las consultas al asistente integrado y del contexto del espacio de trabajo necesario para responder, cuando se utiliza esta función.
El alojamiento y los servicios de red pueden implicar tratamiento fuera de Venezuela. Los proveedores actúan conforme a los servicios contratados y sus acuerdos de tratamiento. Cuando el RGPD lo exija, las transferencias contarán con un mecanismo válido y podrás solicitar información sobre sus garantías mediante nuestro correo de contacto.
6. Conservación
- Cuenta y contenido del espacio de trabajo: mientras la cuenta esté activa. Tras la cancelación o la solicitud de eliminación, se eliminan o anonimizan en un plazo de 30 días, salvo obligación legal de conservación.
- Solicitudes de demo y consultas sin contratación: 12 meses desde la última interacción.
- Registros técnicos rutinarios: 30 días desde su generación; los vinculados a un incidente o reclamación se conservan hasta cerrar el caso.
- Copias de seguridad operativas: rotación de 30 días. Tras eliminar datos del sistema activo, pueden permanecer en las copias hasta vencer ese ciclo.
- Correo en Postmark: según su documentación, contenido y metadatos se conservan por defecto 45 días.
- Documentación mercantil: el artículo 44 del Código de Comercio venezolano exige diez años de conservación para libros, comprobantes y correspondencia mercantil.
Ningún plazo de esta política autoriza a destruir datos sujetos a una obligación legal, orden de conservación o reclamación vigente.
7. Tus derechos
Puedes escribir a [email protected] para conocer qué datos tratamos y con qué finalidad, y solicitar su actualización, rectificación o eliminación conforme a la legislación aplicable. Cuando corresponda conforme al RGPD, también puedes ejercer los derechos de limitación, portabilidad y oposición, y retirar el consentimiento otorgado sin afectar al tratamiento lícito previo.
Si eres usuario de un espacio de trabajo gestionado por otra organización, dirige la solicitud en primer lugar a esa organización; Okanet colaborará con ella para atenderla. El plazo general de respuesta bajo el RGPD es de un mes. También puedes reclamar ante la autoridad de protección de datos competente.
8. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado del tráfico, contraseñas protegidas mediante hash, verificación en dos pasos y passkeys opcionales, aislamiento de los datos por espacio de trabajo, permisos por proyecto y registro de actividad. Ninguna medida elimina por completo el riesgo; te recomendamos usar contraseñas robustas y revisar periódicamente los accesos de tu equipo.
10. Cambios
La fecha del documento se actualizará cuando cambie el tratamiento descrito. Los cambios relevantes se comunicarán antes de aplicarse.